Met het aanklikken van “Vind ik leuk” op Facebook kunnen we heel gemakkelijk laten weten dat we het item leuk vinden. Simpel onze mening geven, zonder open vragen en zelfs geen meerkeuze mogelijkheden. Leuk. Klaar.
Stel er bestaat ook een knop “Vind ik leuk” bij onze e-mails, zouden we deze dan gebruiken?
Het aanklikken ervan zou dan afhangen van het gevoel dat je als lezer hebt tijdens het lezen van die e-mail. Dat er herkenning is en dat je met een glimlach de “Vind ik leuk”-knop zou aanklikken.
Maar hoe bereik je dat?
Oorspronkelijk werd e-mail vooral gebruikt als informeel communicatiemiddel. Maar naast het snel en vluchtig informatie uitwisselen, wordt de e-mail steeds vaker als officiële wijze van communiceren gebruikt. Denk aan sollicitaties, opdrachten en vast te leggen afspraken. Lekker snel en makkelijk voor je archivering (wie heeft er niet een mappensysteem…).
Deze toename van digitaal communiceren heeft natuurlijk als keerzijde dat je wel veel langer bezig bent met het maken, lezen en beantwoorden van je e-mailberichten. Veel bedrijven willen deze “e-mailvervuiling” beperken en stimuleren de alternatieven om in ieder geval de interne mails uit te bannen: chat, bellen, collega opzoeken (!) of toch weer een of ander appje.
(En ja, Facebook bedenkt nu een nieuw ‘intranet’: Facebook at Work: we wachten het maar af….).
Ook is het belangrijk om bij de ontvanger van de e-mail stil te staan. Het is niet altijd zeker of de bedoeling van je tekst bij de ontvanger overkomt. Soms komen geschreven woorden anders of harder aan dan gesproken woorden. Lichaamstaal en intonatie ontbreken bij e-mail. Een smiley kan de lichaamstaal niet altijd vervangen. Sowieso is het soms de vraag of alles per e-mail noodzakelijk is. Soms is het vele malen prettiger en vriendelijker om kleine verzoeken telefonisch of persoonlijk af te handelen. Een inbox vol opdrachten van je collega twee deuren verderop werkt niet altijd even motiverend.
Als we de e-mailvervuiling en daarmee de werkdruk willen bestrijden, is het ook van belang een juiste “e-mailhygiëne” na te streven. Ik heb 10 tips voor je:
- Probeer het kort te houden. E-mails worden vaak vluchtig van het scherm gelezen. Hoe langer de e-mail, hoe groter de kans dat er over informatie heen gelezen wordt.
- Zorg voor een zorgvuldige opbouw van je bericht. Maak bijvoorbeeld in e-mail direct duidelijk wat je van iemand verwacht. Voorkom dat de ontvanger tussen de regels moet lezen wat zijn actiepunt is.
- Besteed aandacht aan de lay-out door het gebruik van alinea’s en zgn. witregels. Behandel slechts één onderwerp per alinea of maak gebruik van nummering.
- Let ook op het niveau waarop je schrijft. Het hoeft geen Jip-en-Janneke taal te worden, maar verplaats jezelf in de lezer. Laat merken dat je een gezamenlijk doel hebt, dat zorgt nl. voor een win-win situatie.
- Je kunt de lezer ‘helpen’ door de zgn. signaalwoorden te gebruiken, zoals bijvoorbeeld of ten eerste. Deze signaalwoorden bereiden de lezer voor op de informatie die gaat komen. En dat bevordert het leesgemak!
- Wees voorzichtig met ironie, sarcasme en humor in e-mailberichten. Dit kan bij de lezer niet als zodanig worden geïnterpreteerd.
- Het gaat om de ‘lading’ van bepaalde woorden. Kijk of je woorden kunt vinden die praktisch dezelfde betekenis hebben, maar ‘positiever’ geladen zijn. Denk hierbij aan het voorbeeld waarbij je niet van een probleem maar van een vraag of uitdaging moet spreken.
- Het kan verstandig zijn om nog even te wachten met verzenden: sla dan je mail op in de concepten. Als je na een paar uur of een nachtje slapen nog steeds tevreden bent met je tekst, druk dan de verzendknop maar in.
- Als je bijlagen meestuurt (bijvoorbeeld een aantal pdf’s), geef deze dan een herkenbare naam en voorkom daarmee een zoektocht voor de ontvanger.
- Bedenk dat het minder belangrijk is wat je zegt dan hoe je het zegt. Het is niet nodig om te willen opvallen met HOOFDLETTERGEBRUIK of vetgedrukte of onderstreepte woorden en het overvloedige gebruik van uitroeptekens.
Daarmee zijn we beland bij nog een keerzijde van digitale communicatie: ongeremde en soms zelfs agressieve communicatie. Ik las daarover: “E-mail is verworden tot een schuilhut van waaruit we contact zoeken met de buitenwereld”.*
Voorkom dat: niemand gaat je verhaal leuker vinden als jij aan de andere kant staat te schreeuwen en te stampvoeten.
Hou het Leuk. Klaar.
Heb je soms moeite met het opstellen van je (zakelijke) e-mailberichten? Bel of stuur mij een berichtje op 06-30084730.
Mailen kan natuurlijk ook: info@tekstwerkvannoord.nl want dan kan ik jou wellicht helpen.
*Citaat van managementverslaggever Rogier van ’t Hek